Scopo e Campo di Applicazione

La presente procedura intende disciplinare le modalità con cui i soggetti segnalanti[1] possono effettuare segnalazioni di violazioni[2] ai sensi dell’art. 2 lettera a del D.Lgs. 24/2023 e cioè segnalazione di comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse dell’azienda di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo[3].

La procedura, altresì, individua l’utilizzo di uno specifico canale di segnalazione interna per l’invio, la ricezione, l’analisi ed il trattamento delle segnalazioni al fine di potenziare il funzionamento del sistema di controllo e garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La procedura, inoltre, ha il fine di promuovere una cultura aziendale improntata alla trasparenza e alla legalità, caratterizzata da comportamenti corretti e da un sistema di corporate governance, in grado di assicurare un clima in cui il Segnalante (cd. Whistleblower) e tutto il personale coinvolto si sentano tutelate da possibili azioni ritorsive o discriminatorie da parte dell’azienda.

Responsabilità di redazione/aggiornamento della Procedura

Il Process Owner (PO) è responsabile della rilevazione degli accadimenti aziendali di carattere operativo, che comportano la necessità di aggiornamento del presente documento.

Il PO è tenuto a redigere la proposta di redazione/revisione del documento nel rispetto di quanto delineato nella Proc. A17.1/1, prevedendo l’adozione da parte dei soggetti coinvolti delle misure di sicurezza volte a proteggere i dati personali e delle informazioni aziendali. In questo contesto verifica che tutti i soggetti coinvolti siano stati adeguatamente istruiti e formati riguardo al trattamento dei dati personali e delle informazioni aziendali e che siano stati incaricati del trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE2016/679 e della normativa nazionale e aziendale in materia di Privacy, Protezione dei dati personali e della Sicurezza delle Informazioni.

Documentazione di riferimento

• Legge 190/2012 - “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione”
• D.Lgs. 24/2023 – “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”
• D.Lgs. 231/2001 - “Responsabilità Amministrativa delle Società e degli Enti”
• Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) 2016/679
• Modello Organizzativo 231/01 (comprensivo del PNA aziendale)
• Codice Etico

Principali acronimi e definizioni

Ai fini della presente Procedura valgono i seguenti acronimi e definizioni.

Acronimo/Termine	Definizione
PO	Process Owner - Soggetto che ha la responsabilità sul maggior numero di attività/strutture descritte/coinvolte nel processo e/o sul Sistema Gestionale di riferimento e che, pertanto, garantisce l’effettiva applicazione della procedura
Procedura	Descrizione di un processo aziendale o parte di esso, attraverso la definizione di comportamenti organizzativi in termini di attività, responsabilità, input/output e tempistiche.
IL	Istruzione di Lavoro - Descrizione dettagliata di una specifica attività di processo, finalizzata a fornire modalità tecnico-operative.
Segnalazione wb interna	Comunicazione scritta o orale delle informazioni sulle violazioni che rispetta i requisiti di segnalazione whistleblowing presentata tramite il servizio postale ovvero attraverso la piattaforma whistleblowing “Segnalazione illeciti” accessibile sia dalla intranet aziendale che dal sito istituzionale.
Segnalazione wb esterna	Comunicazione scritta delle informazioni sulle violazioni che rispetta i requisiti di segnalazione whistleblowing presentata tramite il canale di segnalazione dell’ANAC. Il segnalante può ricorrere alla segnalazione esterna solo se: a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4; b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito; c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Divulgazione pubblica	Per divulgazione pubblica si intende rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Cosi come previsto dall’art. 15 co. 1 del D.Lgs. 24/2023, la persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal presente decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni: a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dagli articoli 4 e 7 e non è stato dato riscontro nei termini previsti dagli articoli 5 e 8 in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni; b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui  possano  essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato  timore  che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere  colluso  con  l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Segnalante	Il Segnalante, detto anche Whistleblower, è la persona fisica che effettua la segnalazione wb o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Facilitatore	La persona fisica che assiste la persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Responsabili Segnalazione (RS)	Anche detti Responsabili whistleblowing sono i responsabili della gestione dell’intera istruttoria della segnalazione, dalla ricezione all’archiviazione. I Responsabili della Segnalazione individuati da ATAC sono il RPCT e l’ODV.
OdV	Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/01
RPCT	Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza
ANAC	Autorità Nazionale Anticorruzione
PNA	Piano Nazionale Anticorruzione

 

Fasi

 

l processo relativo alle segnalazioni di illeciti ha come scopo precipuo quello di proteggere la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La segnalazione (whistleblowing), è di fatto un atto di manifestazione di senso civico, attraverso la quale il Segnalante (whistleblower) contribuisce all’emersione ed alla prevenzione di rischi e di situazioni pregiudizievoli all’azienda e, di riflesso, per l’interesse pubblico.

ATAC spa ha individuato nel Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (di seguito RPCT) e nell’Organismo di Vigilanza (di seguito OdV) i Responsabili delle segnalazioni (di seguito RS) a cui inviare le segnalazioni ed affidare la gestione del canale di segnalazione interna.

L’RPCT e l’OdV si avvalgono del supporto della Struttura MO ex D.Lgs. 231/01 per la gestione delle segnalazioni di illeciti.

I RS sono nominati dall’Organo Amministrativo.

2.1     Invio della segnalazione

Possono inoltrare segnalazione di condotte illecite tutti i dipendenti, collaboratori autonomi, liberi professionisti, volontari azionisti ed amministratori così come individuati dal D.Lgs. 24/2023 art. 3 co. 3 lettere b), d), e), f), g) e h) del D.Lgs. 24/2023[4].

In considerazione della dimensione aziendale e della conseguente complessità organizzativa, ATAC SpA (di seguito ATAC o la Società) ha individuato nel RPCT e nell’OdV le due figure responsabili per la gestione del canale di segnalazione, agendo ognuno per gli aspetti di propria competenza.

Il Segnalante, non appena viene a conoscenza degli eventi che hanno generato la violazione, invia la segnalazione che può essere orale o scritta:

1. Orale. Il Segnalante può optare per effettuare una segnalazione wb in forma orale, alternativamente, attraverso le linee telefoniche dell’OdV e del RPCT[5], ovvero, su richiesta del segnalante stesso, mediante un incontro diretto concordato con il Responsabile Segnalazioni che la riceve. Il Responsabile Segnalazioni redige un verbale della segnalazione ricevuta, sottoscritto dal Responsabile Segnalazioni e dal Segnalante. La gestione della segnalazione viene quindi trasferita sulla piattaforma informatica per la tracciabilità e la riservatezza della stessa. Il Responsabile Segnalazioni rilascia al Segnalante le informazioni necessarie per avere riscontro nei termini di legge e seguire la segnalazione sulla piattaforma informatica (vedi successivo par. 2.1.1).
2. Scritta – Servizio postale. Il Segnalante può effettuare una segnalazione wb scritta all’OdV o al RPCT mediante il servizio postale[6]. La segnalazione postale viene protocollata e il contenuto della segnalazione viene trasferito sulla piattaforma informatica per la tracciabilità e la riservatezza della stessa. Il Responsabile Segnalazioni rilascia al Segnalante le informazioni necessarie per avere riscontro nei termini di legge e seguire la segnalazione sulla piattaforma informatica (vedi successivo par. 2.1.1).
3. Scritta – Piattaforma informatica. Il Segnalante può effettuare la segnalazione wb scritta su piattaforma informatica (vedi successivo par. 2.1.1) ricorrendo al tool informatico raggiungibile seguendo due diversi percorsi:
   • dalla intranet aziendale, accedendo alla sezione dedicata “Segnalazione di Illeciti”,
   • dal sito istituzionale accedendo alla sezione “Società Trasparente/Altri contenuti/Prevenzione della corruzione/Segnalazione di illeciti”.

L’azienda si impegna a garantire la riservatezza di tutte le segnalazioni, anche se provenienti al di fuori del canale informatico.

Ancorché il Segnalante possa scegliere liberamente la modalità con cui effettuare la segnalazione wb, va fatto presente che ai fini della tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante e degli altri soggetti coinvolti, la gestione delle segnalazioni realizzata attraverso l’ausilio di procedure informatiche è largamente preferibile alle altre modalità di acquisizione e gestione. La piattaforma informatica, infatti, oltre a tenere traccia delle operazioni eseguite, offre anche idonee garanzie a tutela della riservatezza, integrità e disponibilità dei dati ricorrendo ad esempio, al disaccoppiamento dei dati del Segnalante rispetto alle informazioni relative alla segnalazione, alla crittografia dei dati e dei documenti allegati, a protocolli restrittivi di accesso ai dati.

 

2.1.1    Funzionamento del Sistema informatico di Segnalazione degli illeciti

La Piattaforma per la gestione delle segnalazioni di illeciti utilizzata da ATAC consente di effettuare le segnalazioni wb tramite passaggi semplici e intuitivi che, grazie ad un sistema criptato, assicura l’assoluta riservatezza rispetto all’identità del Segnalante e garantisce che i messaggi e i relativi allegati possano essere letti esclusivamente dal mittente e dal destinatario.

La tutela della riservatezza rappresenta, infatti, uno dei punti cardine del nuovo sistema, che ha come obiettivo principale quello di fornire tutte le garanzie necessarie nei casi di segnalazione di illeciti, al fine di prevenire il verificarsi di fenomeni corruttivi.

Per effettuare una segnalazione wb il Segnalante può accedere alla piattaforma informatica di whistleblowing utilizzando le proprie credenziali (username e password) fornite dal sistema a seguito della registrazione.

Una volta effettuato il login, il Segnalante può:

• scegliere se – ed eventualmente in quale momento - rivelare o meno la propria identità;
• dialogare con il Responsabile della segnalazione, mediante invio di messaggi ed eventuali documenti dalla propria area riservata.

Inviata la segnalazione il Segnalante riceve un avviso di ricevimento della sua segnalazione entro sette giorni dalla ricezione.

Entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento i RS forniscono riscontro al Segnalante circa l’andamento della segnalazione.

Inoltre, il sistema informatico consente un dialogo sempre attivo tra il Segnalante ed il RS destinatario della segnalazione attraverso l’invio di messaggi e/o documenti accedendo direttamente alla propria area riservata, fornendo, così, anche la possibilità di integrare le segnalazioni effettuate e di monitorare in ogni momento lo stato di avanzamento dell’istruttoria.

Il Sistema garantisce al Segnalante la completa riservatezza, ai sensi delle previsioni normative vigenti. La segnalazione viene, infatti, creata dal Segnalante all’interno dell’area a questi riservata e perviene al RS, in base alla scelta effettuata, senza che venga evidenziato il mittente, a meno che il Segnalante non disponga diversamente.

Nei soli casi previsti dalla normativa l’RS ha la possibilità di risalire all’identità del Segnalante, riportando le motivazioni della forzatura e, laddove ciò avvenisse, il soggetto Segnalante è automaticamente informato di tale circostanza, visibile all’interno dell’area riservata.

Le Istruzioni per l’utilizzo nel nuovo Sistema, nonché la presente procedura, sono scaricabili direttamente accedendo alle sezioni dedicate (cfr. paragrafo 2.1 Invio della segnalazione).

2.2     Verifica di fondatezza della segnalazione

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile Segnalazione (RS) che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del Segnalante a tutela del denunciato.

Il RS, inoltre, può avvalersi di propri collaboratori, adeguatamente formati, o di un gruppo di lavoro dedicato costituito ad hoc per la gestione di una specifica segnalazione. Nello specifico, i componenti del gruppo coinvolti ed aventi competenze multidisciplinari, vengono individuati con nota formale in relazione alla singola segnalazione e sottoscrivono una apposita dichiarazione di assenza di conflitto di interessi. Di tale gruppo di lavoro non possono far parte i componenti dell’ufficio addetto ai provvedimenti disciplinari, per garantire la terzietà rispetto ad una eventuale successiva attività di valutazione dei fatti segnalati.

I collaboratori/componenti del gruppo sono soggetti agli stessi vincoli di riservatezza a cui è sottoposto il RS, ma non ricevono le segnalazioni ed hanno privilegi informatici limitati rispetto al responsabile (ad es. per le segnalazioni a loro assegnate possono esclusivamente utilizzare l’area messaggistica della piattaforma ad oggi in uso per comunicare con il Segnalante e per le comunicazioni con il RS).

2.2.1    Analisi preliminare

Tutte le segnalazioni pervenute – a prescindere dal canale di invio a cui il Segnalante è ricorso - sono oggetto di analisi preliminare da parte del RS; qualora la segnalazione fosse pervenuta attraverso la piattaforma dedicata, il RS accede all’area riservata con le proprie credenziali e visualizza le segnalazioni inserite[7].

L’analisi preliminare ha il fine di verificare la presenza di dati e informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della segnalazione e la presenza di elementi circostanziali. Durante la suddetta analisi, il RS – se lo ritiene necessario – può richiedere chiarimenti al Segnalante e/o ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l’adozione delle opportune cautele.

Al termine dell’analisi preliminare della segnalazione può emergere:

• infondatezza della segnalazione

La segnalazione risulta priva di elementi sufficientemente circostanziati e utili per qualificarla come segnalazione whistleblowing o, comunque, appare una evidente infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione; in questo caso la segnalazione viene archiviata riportando le relative motivazioni a cura del RS;

• segnalazione non pertinente

Una segnalazione non pertinente sta ad indicare che non rientra tra le tipologie di competenza dei RS: in tal caso la segnalazione viene archiviata e, se del caso, inoltrata alle strutture di competenza;

• esistenza di elementi di fondatezza

La segnalazione contiene elementi utili per qualificarla come segnalazione whistleblowing e sufficienti per una valutazione della sua fondatezza: in tal caso la segnalazione viene presa in carico e si dà seguito ad ulteriori approfondimenti specifici.

2.2.2    Analisi specifiche

Ravvisati gli elementi di fondatezza della segnalazione, il RS, nell’avviare analisi specifiche per consolidare/appurare la fondatezza dei fatti, può:

• avvalersi del supporto di Strutture specifiche per gli accertamenti di merito, (eventualmente ricorrendo anche ad attività di verifica);
• avvalersi, se necessario, di esperti o periti esterni all’Azienda;
• interloquire con i soggetti coinvolti nella segnalazione;
• attivarsi secondo i poteri propri della funzione esercitata.

Sulla base delle valutazioni dei fatti emersi dagli accertamenti condotti, il RS può decidere di archiviare la segnalazione perché risultante infondata, oppure, in caso contrario, comunicare l’esito dell’accertamento all’Organo Amministrativo e suggerire - in base ai profili di illiceità riscontrati – di:

• presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria;
• inoltrare la segnalazione alla Direzione del Personale ed alle Strutture competenti per l’adozione di provvedimenti disciplinari e/o azioni necessarie a tutelare l’azienda.

Sarà cura della Direzione del Personale comunicare i provvedimenti adottati al Dirigente responsabile della Struttura di appartenenza dell’autore della violazione accertata.

Nel caso di trasmissione all’Autorità Giudiziaria o ad altra Struttura (sia interna che esterna all’azienda), la trasmissione dovrà avvenire avendo cura di evidenziare che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce una tutela rafforzata della riservatezza ai sensi del D.Lgs. 24/2023.

2.3 Forme di tutela del Segnalante

ATAC nei confronti del soggetto Segnalante che effettua una segnalazione prevede misure atte a garantirne la tutela dell’identità, contrastando eventuali misure discriminatorie[8].

Il Segnalante, qualora rivelasse la sua identità, non subirà condotte ritorsive o discriminatorie per aver effettuato la segnalazione.

Le forme di tutela adottate dall’azienda e in linea con i dettami normativi, riguardano:

• l’obbligo di riservatezza dell’identità del Segnalante;
• il divieto di discriminazione e ritorsione;
• la sottrazione al diritto di accesso.

La stessa riservatezza viene garantita ed estesa a tutti i soggetti identificarti dall’art. 3 comma 5 del D.Lgs. 24/2023[9].

2.3.1 Obbligo di riservatezza dell’identità del Segnalante

L’identità del Segnalante che si espone in prima persona, viene protetta dall’azienda dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva. La garanzia di riservatezza presuppone che il Segnalante renda nota la propria identità nel momento della registrazione alla piattaforma. L’identità del segnalante rimane comunque criptata e vige l’obbligo di riservatezza così come previsto dall’art. 12 del D. Lgs. 24/2023[10].

Nel caso di trasmissione della segnalazione a soggetti interni all’azienda, dovrà essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire all’identità del Segnalante. I soggetti interni all’azienda informano il RS dell’adozione di eventuali provvedimenti di propria competenza.

Pertanto, fatte salve le eccezioni previste per legge, l’identità del Segnalante non può essere rivelata[11] senza il suo espresso consenso, e coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione (art. 12 del D.Lgs. 24/2023). La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento giuridico.

2.3.2 Divieto di discriminazione e ritorsione

Nei confronti del Segnalante che effettua una segnalazione e dei soggetti di cui all’art. 3 co. 5 del D.Lgs. 24/2023, non è consentita alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, aventi anche effetti sulle condizioni di lavoro, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. Per misure ritorsive[12] si intendono, a titolo esemplificativo, sanzioni, trasferimenti, demansionamenti, licenziamento o azioni disciplinari ingiustificate, mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine o di fornitura di beni/servizi, nonché ogni altra forma di ritorsione che comporti effetti negativi sulle condizioni di lavoro del Segnalante.

Il Segnalante che ritiene di essere sottoposto a comportamenti discriminatori o ritorsivi per aver effettuato una segnalazione di illecito, deve darne notizia al RS che, valutata la sussistenza degli elementi, a sua volta comunica quanto accaduto:

• al Dirigente Responsabile della Struttura di appartenenza del Segnalante;
• all’Ufficio Disciplina che per i procedimenti di propria competenza valuta la sussistenza degli estremi per avviare un procedimento disciplinare nei confronti del dipendente che ha operato la discriminazione;
• all’Ufficio Legale per valutare la sussistenza degli estremi per esercitare in giudizio l’azione di risarcimento per eventuali danni derivanti alla Società per la discriminazione posta in essere.

Il Segnalante che ritiene di aver subito ritorsioni può farne comunicazione all’ANAC così come previsto dall’art. 19 co. 1 del D.Lgs. 24/2023.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati ai sensi dell’art. 17 del D.Lgs. 24/2023 nei confronti dei Segnalanti, l’onere di provare che tali condotte siano motivate da ragioni estranee alla segnalazione/divulgazione pubblica/ denuncia, è a carico di ATAC. Qualora ciò non fosse, il giudice dichiara la nullità degli atti adottati in violazione dell’articolo 17[13], ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro e l'ordine di cessazione della condotta posta in essere in violazione dell'articolo medesimo.

2.3.3 Sottrazione al diritto di accesso

La segnalazione è sottratta all’accesso civico (generalizzato e semplice), pertanto, non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti[14].

2.4     Responsabilità del Segnalante

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, pertanto la tutela non trova applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa.[15]

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.